○亘理町住民基本台帳の閲覧に関する事務取扱規程
平成19年3月30日
告示第22号
(目的)
第1条 この規程は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関する事務の取扱いを定め、適切な事務処理を図ることにより、町民の個人情報を保護することを目的とする。
(閲覧することができる場合)
第2条 町長は、次の各号のいずれかに該当するときは、閲覧させることができる。
(1) 国又は地方公共団体の機関から法第11条第1項の規定による請求があったとき。
(2) 個人又は法人から法第11条の2第1項の規定による申出があり、かつ、当該申出が相当と認められるとき。
2 閲覧の予約時に確認する事項は、次のとおりとする。
(1) 閲覧予定日
(2) 請求機関の名称又は申出者の氏名(申出者が法人の場合にあっては、法人名)
(3) 連絡先の電話番号
(4) 閲覧をする者(以下「閲覧者」という。)の氏名(請求の場合にあっては、職名及び氏名)
3 閲覧の予約は、閲覧予定日の7日前までに行うものとする。
2 前項の住民基本台帳閲覧申出書には、次に掲げる書類を添付しなければならない。
(1) 申出の理由を明らかにする書類
(2) 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)を踏まえた閲覧申出者の個人情報の保護に関する方針が分かる資料
(3) 予定している成果物などの閲覧の目的並びに調査の範囲、内容及び公益性があることが分かる資料
(4) 委託を受けて閲覧の申出を行う場合にあっては、委託関係を証明する資料
3 閲覧に際しては、次に掲げる事項を誓約する誓約書を併せて提出するものとする。
(1) 閲覧の目的の達成を超えて閲覧により取得した個人情報を取り扱わないこと。
(2) 閲覧により取得した個人情報を第三者に提供しないこと。
(閲覧の日時)
第5条 閲覧日は、次に掲げる日を除いた日とする。
(1) 亘理町の休日を定める条例(平成2年亘理町条例第1号)第1条第1項に規定する町の休日
(2) 年度始めの窓口業務繁忙期など町長が必要と認める日
2 閲覧時間は、午前9時から正午まで及び午後1時から午後5時までとする。
(閲覧の人員)
第6条 閲覧者の人員は、請求又は申出1件につき1名とする。
(閲覧者の本人確認)
第7条 町長は、閲覧者に対して、住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号。以下「省令」という。)第1条第3項に規定する証明書又は省令第2条第3項に規定する書類の提示を求め、本人確認を行うものとする。
2 省令第2条第3項第2号に規定する回答書は、回答書(様式第4号)によるものとする。
(閲覧の拒否)
第8条 町長は、次の各号のいずれかに該当するときは、閲覧を拒否することができる。
(1) 当該閲覧が不当な目的によることが明らかであるとき。
(2) プライバシーの侵害又は差別事象につながるおそれがあると認められるとき。
(3) 閲覧の請求事由又は申出理由の補正の指示に応じないなど、閲覧の目的が明らかでないとき。
(4) 不当な目的又は目的外に使用されるおそれがあるとき。
(5) その他町長が必要と認めるとき。
(閲覧の中止)
第9条 町長は、閲覧者が次の各号のいずれかに該当するときは、閲覧を中止させることができる。
(1) 職員が指定する場所において閲覧しないとき。
(2) 閲覧中に飲食又は携帯電話を使用したとき。
(3) その他町長が必要と認めるとき。
(転記内容の確認)
第10条 閲覧によって転記した事項については、閲覧終了後において、職員が複写し、保管するものとする。
(特別の事情による居住関係の確認)
第11条 法第11条の2第1項第3号に規定する町長が定めるものは、次の各号のいずれかに該当する場合とする。
(1) マンションの管理組合が管理業務を行うために当該マンションの居住者を確認する必要があり、他に手段がない場合
(2) 間違った郵便物が配達される事情がある場合であって、自らの住所に無断で住所をおいている者がいないかどうか確認をしたい旨の申出があったとき。
(閲覧の公表)
第12条 法に定める請求機関及び申出者の公表は、前年度の内容を毎年6月に行うものとする。
2 法第11条第3項に規定する請求機関の公表事項は、次に掲げるものとする。ただし、犯罪捜査等のための請求に係るものは除く。
(1) 当該請求をした国又は地方公共機関の名称
(2) 請求事由の概要
(3) 閲覧年月日
(4) 閲覧に係る住民の範囲
3 法第11条の2第12項に規定する申出者の公表事項は、次に掲げるものとする。
(1) 申出者の氏名(法人の場合は、その名称及び代表者又は管理人の氏名)
(2) 利用目的の概要
(3) 閲覧年月日
(4) 閲覧に係る住民の範囲
(その他)
第13条 この規程に定めるもののほか、閲覧について必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この告示は、平成19年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日告示第36号)
(施行期日)
1 この告示は、令和4年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この告示の施行の際現に提出されている改正前の各要綱等の規定に基づいて提出されている様式(次項において「旧様式」という。)は、改正後の各要綱等の規定による様式とみなす。
3 この告示の施行の際現にある旧様式については、当分の間、所要事項を調整して使用することができる。
