(趣旨)

第1条　この訓令は、亘理町における文書の取扱いに関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常にその処理経過を明らかにし、もって事務能率の向上に努めなければならない。

(総務課長の職務)

第3条　総務課長は、文書事務を総括し、適正かつ円滑に処理されるよう常に留意し、必要があると認めるときは、当該事務の処理に関し調査を行い、報告を求め、又は指導しなければならない。

(文書取扱主任)

第4条　各課(以下「課」という。)に文書取扱主任職員(以下「主任」という。)を置く。

(文書関係簿冊)

第5条　総務課には、次の各号に掲げる簿冊を備えなければならない。

(文書の種類)

第6条　文書の種類は、次のとおりとする。

(記号及び番号)

第7条　文書の記号は、次の各号に掲げるところによる。ただし、軽易な文書にあっては、この限りでない。

(文書の書式)

第8条　文書の書式は、別表第3に定めるところによるものとする。

(文書の収受及び配布)

第9条　本町に送達された文書は、次の各号に定めるところにより、総務課において収受し、配布しなければならない。

(料金未納等郵便物の収受)

第10条　送達された文書のうち、郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、その料金を支払って受領するものとする。

(誤配文書の回送)

第11条　課長は、第9条の規定により配布された文書のうち、その所管に属さないものがあるときは、直ちに総務課に回送しなければならない。

(未経由文書の回送)

第12条　課長は、第9条の規定による手続きを経ない文書を受け取ったときは、速やかに総務課に回送して所定の手続きを経なければならない。

(勤務時間外に送達された文書の収受等)

第13条　勤務時間外に送達された文書の収受等については、亘理町宿日直規程(平成9年亘理町訓令第3号)に定めるところによる。

(文書の処理方針)

第14条　課長は、配布された文書を閲覧し、自ら必要な処置をとるほか、主任に指示して速やかに処理しなければならない。

(文書の起案)

第15条　文書の起案は、次の各号により処理できるものを除き、発議用紙(様式第9号)を用いなければならない。

(供覧)

第16条　収受し、又は配布された文書が起案によらず、供覧することによって処理できるものであるときは、次に掲げるところにより閲覧に供するものとする。

(文書の処理期限)

第17条　課長は、処理期限のある文書については、当該期限内に処理するように努めなければならない。

(起案の要領)

第18条　起案に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(発議書の作成要領)

第19条　発議書の作成に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(回議の要領)

第20条　発議書は、職制の順で回議しなければならない。

(回議の促進)

第21条　発議書の回議に際しては、次の各号に掲げる事項に留意し、回議の促進に努めなければならない。

(合議後の通知)

第22条　主管課長は、合議した発議書の決裁の趣旨が当初の起案の趣旨と異なるとき、又は当初の起案が廃棄となったときは、速やかに合議した課長にその旨を通知しなければならない。

(文書の審査)

第23条　次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主管課長の決裁を経た後、合議を要するものは合議を経た後、総務課長の審査を受けなければならない。

(施行文書の処理)

第24条　施行に要する原議は、特に施行日を指定されたもののほかは、速やかに施行しなければならない。

(文書の施行者名)

第25条　文書の施行者名は、町長名とする。ただし、法令に別段の定めがあるときは、この限りでない。

(文書の日付)

第26条　施行する文書の日付は、発送する日としなければならない。

(文書施行の登録)

第27条　施行を要する原議(課長名で施行する文書を除く。)は、公布簿、令達簿、指令簿又は文書収発簿に登録し、原議に番号を付さなければならない。

(浄書及び校合)

第28条　施行する文書は、所管課において浄書及び校合するものとする。

(公印等の押印)

第29条　施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものについては、公印の押印を省略することができる。

(文書の発送)

第30条　文書を郵便により発送するときは、総務課において発送しなければならない。ただし、特に緊急を要する文書及び一時に大量に発送する文書は、あらかじめ総務課長と協議のうえ所管課において発送するものとする。

(文書の整理)

第31条　課長は、文書を未完結又は完結文書に区分して、その所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の持出し等の禁止)

第32条　文書は、上司の許可を得ないで庁外に持ち出し、又は職員以外の者に示し、若しくは写させてはならない。

(文書分類表)

第33条　文書は、文書分類表(以下「分類表」という。)の分類番号によって分類し、整理するものとする。

(完結文書の編集及び製本)

第34条　完結文書は、所管課において次の各号に掲げるところにより、分類表に従い編集及び製本しなければならない。

(文書のとじ方の原則)

第35条　文書は、特別な場合を除き左とじとし、容易に分離しないようにしなければならない。

(文書の保管)

第36条　文書は、完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算して1年間各課で保管するものとする。ただし、暦年によるものは、完結した日の属する年の翌年の初日から起算するものとする。

(文書の保存年限)

第37条　文書の保存年限の標準は、次のとおりとし、各文書の保存年限は、必要により総務課長が所管の課長と協議して定める。

(保管文書の引継ぎ及び保存)

第38条　各課における保管期間を経過した文書は、前条第1項に規定する第5種の文書を除き、文書引継書(様式第12号)及び文書保存カード(様式第13号)を添えて、総務課長に引継がなければならない。ただし、所管課において保管を必要とする文書は、この限りでない。

(文書の閲覧及び借覧)

第39条　保存文書を閲覧又は借覧しようとする職員は、文書閲覧・借覧書(様式第14号)を総務課長に提出し、その承認を受けなければならない。

(転貸等の禁止)

第40条　文書を閲覧又は借覧する職員は、これを転貸、抜取り、取替え、書込み又は庁外持出しをしてはならない。

(文書の廃棄)

第41条　保管を必要としない文書及び保管期間を経過した文書で総務課長に引継がないものについては、主管課長は、速やかに廃棄しなければならない。

(書庫内の管理)

第42条　総務課長は、書庫を管理し、整理整とんに努めなければならない。

(委任)

第43条　この訓令に定めるもののほか、文書事務に関し必要な事項については、総務課長が別に定める。