○亘理町情報公開事務取扱要綱
平成13年3月30日
訓令第2号
第1 趣旨
この要綱は、別に定めるもののほか、亘理町情報公開条例(平成13年亘理町条例第6号。以下「条例」という。)に定める行政文書の開示に関する事務の取扱について必要な事項を定めるものとする。
第2 開示請求の事務
1 総務課で行う事務
(1) 情報公開についての案内及び相談に関すること。
(2) 情報公開に関する事務についての、行政文書の開示を実施する機関(以下「実施機関」という。)との連絡調整に関すること。
(3) 開示請求の受付及び決定通知に関すること。
(4) 行政文書の開示の実施に関すること。
(5) 行政文書の写しの交付及び郵送による行政文書の交付に要する費用の徴収に関すること。
(6) 行政文書の開示等の決定又は不作為(以下「決定等」という。)に対する審査請求書及び決定通知書並びに審査請求裁決書(以下「審査請求書等」という。)の受付及び決定通知に関すること。
(7) 亘理町情報公開・個人情報保護審査会に関すること。
(8) 行政文書目録の整理及び閲覧に関すること。
(9) 実施状況の公表に関すること。
(10) その他情報公開制度に関すること。
2 主管課で行う事務
(1) 開示請求を受けた行政文書の検索及び特定に関すること。
(2) 開示等の請求書の収受及び決定に関すること(第三者に関する情報の取り扱いを含む)。
(3) 行政文書の開示の実施に関すること。
(4) 行政文書の開示等の決定等に対する審査請求書等の裁決に関すること。
(5) 主管課が保有する情報の提供に関すること。
3 主管課に直接開示請求や問い合わせ等があった場合は、総務課において開示請求の受付を行う旨のを説明するものとする。
ただし、主管課において従来から提供していた情報、又は開示請求窓口の手続きをとるまでもなくその場で提供できる情報については、従来どおり主管課で積極的に情報提供を行うものとする。
第3 情報公開に関する案内及び相談
1 総務課での対応
(1) 請求者のニーズの把握
請求窓口である総務課(以下「請求窓口」という。)の職員は、請求者を情報公開閲覧室に案内し、請求者の相談に応じるとともに、請求者の求めている行政文書について、その存在が検索できる程度に内容を具体的に把握するものとする。
(2) 行政文書の所在の確認
請求窓口の職員は、情報公開閲覧室に備え置く行政文書目録等により、主管課を特定し、聴き取りによりその行政文書の所在を確認するものとする。
(3) 対応の選択
請求窓口では、請求者の求めている行政文書の内容について、次のいずれかの方法で対応するのが最も適当かを判断するものとする。
ア 情報提供
請求者の求めている行政文書の内容が、行政資料、刊行物等による情報提供で対応できる場合は、その情報提供で対応する。
イ 他の制度の利用
他の法令又は条例の規定により、公文書の閲覧若しくは縦覧又は謄本、抄本等の交付の手続きが定められている情報及び町の管理している図書及び記録等の情報により対応できる場合は、この条例は適用せず、開示請求は受け付けないので、その旨を請求者に説明し、その事務を所掌する主管課への案内を行う。
ウ 開示請求
「第4 開示請求の受付等」以下の規定により対応する。
2 主管課での対応
主管課は、直接、情報公開に関する相談があった場合は、情報提供又は他の制度の利用で対応できる場合を除き、請求者を請求窓口に案内、連絡するなど適切な対応に努めるものとする。
第4 開示請求の受付等
開示請求の受付は、次に定めるところにより、求められている情報が記載されている行政文書(以下「対象行政文書」という。)の特定、請求者の確認及び記載事項の確認をした後に行うものとする。
1 対象行政文書の特定(請求窓口・主管課)
(1) 請求者との対応により、開示請求の内容を確認した後、行政文書目録等により主管課を特定し、主管課の担当職員の立会いのうえで、対象行政文書を検索・特定するものとする。
なお、対象行政文書の特定に当たっては、開示請求受付後にその請求を受けた行政文書が不存在(本来存在しないか、保存期間の経過により廃棄済みであるもの)であること、及び条例第2条第2項に規定する行政文書以外のものであることが判明することのないよう十分に確認を行うものとする。
(2) 主管課の担当職員の不在等により、対象行政文書を特定することができない場合は、請求者にその旨を告げたうえで、開示請求を受け付けるものとする。
(3) 対象行政文書を特定する段階で、その不存在が判明した場合は、開示請求に応じられないことを説明し、理解を得られるよう努めるものとする。この場合、情報の提供など他の方法により請求の趣旨に沿った対応が可能なものについては、その旨説明するものとする。
2 開示請求の方法(請求窓口)
(1) 行政文書開示請求書の提出(条例第6条)
開示請求は、請求者が、原則として、亘理町情報公開条例施行規則(平成13年亘理町規則第1号。以下「施行規則」という。)第2条第1項第1号に規定する行政文書開示請求書(施行規則様式第1号)の様式(以下「請求書」という。)に必要事項を記載し、請求窓口に提出することにより行うものとする。
(2) 口頭請求があった場合
請求者が身体に障害がある等の理由で自ら請求書に記載することが困難な場合は、聴き取りをした請求窓口の職員が、請求内容等を代筆したうえで、請求者の確認を得るものとする。
(3) 郵便又はファクシミリによる請求があった場合
必要事項が記載され、対象行政文書が特定できれば、所定の様式でなくても受け付けるものとする。この場合、主管課に直接到達したときは、一旦請求窓口に送付するものとする。
3 請求者の確認(請求窓口)
条例第5条において、開示の請求権者を「何人も」と定めていることから、請求権者であるかどうかの確認は原則として、口頭又は請求書の記載内容により行うものとし、証明書等の提示は求めないものとする。
4 請求書の受付に当たっての留意事項(請求窓口)
(1) 開示請求は、原則として、対象行政文書1件につき1枚の請求書により行うものとする。ただし、同一人から同一の主管課に関する同一内容の複数の対象行政文書についての開示請求があった場合は、「請求する行政文書の件名又は内容」欄に記載することができる範囲内で、1枚の請求書による複数の請求を認めるものとする。
(2) 請求手続きは、原則として本人による請求とするが、代理人による請求も行うことができるものであり、その場合には代理権授与通知書(様式第1号)、又はこれに準ずる委任状が必要である。
(3) 未成年者による開示請求があった場合も、原則として単独での請求を認めるものとする。ただし、次のような場合は、親権者等法定代理人の同意が必要であることを未成年者に説明するものとする。
ア 中学生以下の場合であって、制度の趣旨、行政文書の意義、内容等について十分な理解が得難いと認めるとき。
イ 行政文書の写しの交付に要する費用負担が多額になるとき。
5 請求書の記載事項の確認(請求窓口)
請求窓口では、請求書の提出があった場合には、次の事項について確認するものとする。
(1) 「住所」欄
個人(代理人による開示請求の場合も、請求者本人)の場合は、住所、法人等の場合は、主たる事務所又は事業所の所在地が記載されていること。
(2) 「氏名」欄
ア 個人の場合は、氏名、法人等の場合は、名称及び代表者の氏名が記載されていること。
イ 代理人による請求の場合は、次の例のように、請求者本人の氏名又は名称の次に、代理人の住所・氏名・連絡先が記載されていること。
(例) 代理人○○○○
△△郡△△町△△字△△ △△番地△△
TEL＊＊＊＊―＊＊―＊＊＊＊
ウ いずれの場合も押印は要しないものとする。
(3) 「電話番号」欄
請求者に迅速かつ確実に連絡するため、自宅、勤務先等(法人等の場合は、担当者の氏名・所属・内線番号等)の電話番号が記載されていること。
(4) 「請求する行政文書の件名又は内容」欄
開示請求しようとする行政文書の件名又は知りたい情報の内容が、対象行政文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。
(5) 「請求の目的」欄
この欄は、任意での記載事項であるが、対象行政文書を特定するための補足資料、部分公開をする場合における請求の趣旨を損なわないかどうかの判断資料、公益上必要かどうかの判断資料、制度運用状況の統計資料として利用するためのものであることを十分説明し、できるだけ記載してもらうこと。
(6) 「開示の方法の区分」
希望する区分の□内にレ印が付されていること。
6 請求書の職員記入欄の留意事項(請求窓口)
請求書の提出があり、かつ、必要事項が記載されていることを確認した場合は、請求窓口の職員が、職員記入欄に次の事項を記載するものとする。
(1) 「主管課」欄
ア 主管課及び担当班の名称を記載する。
イ 対象行政文書が複数の課等にある場合は、その行政文書を作成した課等又はその行政文書に関する事務事業の主体となっている課等を主管課とする。
(2) 「目録に登載されている事項」欄
ア 1の(1)により特定した対象行政文書の分類記号及びその件名を記載する。
イ 請求書の受付時に行政文書を特定できない場合又は行政文書の正式な件名が不明な場合は、後日、主管課において請求書の記載内容から対象行政文書を特定するものとし、その旨を請求者の伝える。
(3) 「形態」欄
請求された行政文書の形態について、該当する項目にレ印を付すこと。
(4) 「備考」欄
他の欄に記載できなかった事項、今後の事務処理を行ううえで参考となる事項を記載する。
7 請求書の補正(請求窓口)
(1) 来庁による開示請求の場合
請求書の記載欄に空欄、不鮮明、及び意味不明な箇所がある場合には、請求者に対して、その箇所を補正するよう求めるものとする。
(2) 郵便又はファクシミリによる開示請求の場合
ア 請求書の記載事項に不備がある場合等、形式上の要件を欠く開示請求があった場合は、その開示請求を却下せざるを得ないような特別の事情があるときを除き、速やかに請求者に電話等でその箇所を補正するよう指示したうえで、請求書を返送するものとする。ただし、明らかな誤字、脱字等軽微な不備については、請求者の了解を得たうえで、職員が補正するものとする。
イ 補正を求めた場合の行政文書の開示をするかどうかの決定期間は、補正され、形式上の要件に適合した請求書を受け付けた日の翌日から起算して14日以内とする。
(3) 原則として、請求者が、請求書の補正に応じないときは、請求書を受け付けないものとする。
8 請求書を受け付けた場合の請求者への説明等(請求窓口)
請求窓口では、請求書を受け付けた場合は、受付印を押印し、受付番号を記載のうえ、その写しを請求者に交付(郵便又はファクシミリによる請求の場合は送付)するとともに、次の事項について説明(送付する場合を除く。)する。
(1) 行政文書の開示は、開示等の決定の日数を要するため、原則として受付とは同時に行うことはできないこと。
(2) 対象行政文書の開示等の決定は、開示請求のあった日の翌日から起算して14日以内に行い、結果は速やかに請求者に通知すること。
(3) 行政文書の開示を実施する場合の日時・場所等は、開示等の決定を通知する書面で指定すること。
(4) 行政文書の写しの交付を希望する場合は、写しの作成に要する費用を、又、その写しの郵送を希望する場合は、郵送に要する費用も合わせて請求者が負担するとともに、前納する必要があること。
(5) 請求書の受付時に対象行政文書が特定できなかった等の場合において、受付後に対象行政文書が不存在であることなど、形式的要件の不備が判明したときは、開示等の決定をすることができないので、請求が却下される場合があること。
9 補正・却下通知等(請求窓口・主管課)
請求窓口は、請求書が形式的要件を欠く場合は、相当の期間を定めてその請求書の補正を求め、請求窓口又は主管課は次により処理するものとする。
(1) 請求窓口は、請求者に対し、開示請求に応じることができない旨を連絡し、速やかに開示請求を取り下げるよう要請すること。
(2) 請求窓口は、開示請求が取り下げられない場合及び請求書が補正されない場合には、直ちに請求書を主管課に送付する。
(3) 主管課は、請求窓口から送付された請求書に受付印を押印し、文書収発簿に必要事項を記入し、直ちに請求窓口に返送するものとする。
(4) 請求窓口は、却下処分を行い、請求者に「行政文書開示請求却下決定通知書」(様式第2号)によりその旨を通知する。
(5) 他の方法により開示請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨を併せて連絡すること。
10 処理簿の作成(請求窓口)
請求窓口は、開示請求があったときは、行政文書開示請求等処理簿(様式第3号、以下「処理簿」という。)を作成し、その請求の内容を記載するものとする。
11 受付後の請求書等の取扱い
請求窓口は、受け付けた請求書及び処理簿を直ちに主管課に送付するとともに、請求書の写しを保管するものとする。
第5 開示等の決定事務
1 請求書等の収受(主管課)
(1) 請求書の収受
主管課は、請求窓口から送付された請求書の受付印を押印し、文書収発簿に必要事項を記入するものとする。
(2) 処理簿への記載
主管課の担当職員は、請求窓口から送付された処理簿に、必要事項を随時記載し、常に処理経過等が把握できるようにしておくものとする。
(3) 請求書の対象行政文書の確認
主管課は、請求窓口から送付された請求書の開示請求を受けた対象行政文書が存在しているかを確認するものとする。
2 対象行政文書の内容の検討(主管課)
3 内部調整(主管課)
開示等の決定に当たっては、次に定めるところにより、あらかじめ内部調整を行うものとする。
(1) 内部審査委員会の審査
主管課の長は、開示請求を受けた後、開示の是非について検討し、開示するか否かを決定するときは、内部審査委員会の審査を受けるものとする。
(2) 関係課等の調整
主管課は、対象行政文書が、他の課等に関連するものである場合には、関係課等と協議し、調整を行うものとする。
4 第三者情報に関する意見聴取(主管課)
対象行政文書中に第三者に関する情報が記録されている場合は、必要に応じ、「第6 第三者に関する情報の取扱い」に定めるところにより、その第三者に意見聴取等を行うものとする。
5 開示等の決定(主管課)
主管課は、開示等の決定をしたときは、処理簿を送付するとともに、速やかに請求窓口に通知するものとする。
(1) 決裁区分
行政文書の開示等の決定は、「3 内部調整」に定める審査、調整の結果を踏まえ、主管課が町長の決裁を受けて行うものとする。
(2) 起案文書の添付書類
開示等の決定を行う起案文書には、請求書、決定通知書の案、第三者に関する情報について意見を聴いた場合にはその意見聴取書、開示請求のあった行政文書の写し等を添付するものとする。
6 決定通知書の記載要領(請求窓口)
請求者に対する行政文書の開示等の決定通知は、請求窓口が、主管課と日時等調整して行う。
(1) 行政文書開示決定通知書
ア 「行政文書の件名又は内容」欄
開示請求を受けた行政文書の件名又は内容を記入するものとする。なお、1枚の請求書により複数の行政文書についての開示請求があった場合等、必要がある場合は、1枚の決定通知書に複数の行政文書の件名を記載することができる(以下、非開示、部分開示決定通知書においても同じ。)。
イ 「行政文書の開示を行う日時及び場所」欄
(ア) 開示の日時
決裁が終了した後、請求者と事前に電話等により連絡をとり、できるだけ請求者の都合のよい日時を指定する。この場合、決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日以後の通常執務時間内の日時を指定する。
(イ) 開示の場所
開示の場所は、原則として情報公開閲覧室を指定する。
又、情報の写しの交付を郵送により行う場合は、送付方法(例「郵送」)をこの欄に記載する。
ウ 「備考」欄
必要な事務連絡のほか、行政文書の写しの交付希望があった場合に、写しの総枚数、写しの作成に要する費用の額及び写しの送付に要する費用の額をそれぞれ記載する。
(2) 非開示決定通知書
ア 「開示しない理由」欄
イ 「※開示しないことを決定した行政文書の開示をすることができる期日が明らかな場合」欄
なお、その期日を明示することができないときは、この欄に斜線を引く。
(3) 部分開示決定通知書
ア 「行政文書の開示を行う日時及び場所」
記入に当たっては、(1)のイに準ずるものとする。
イ 「行政文書の一部を開示しない理由」欄
(4) 行政文書の存否を明らかにしない決定通知書
「行政文書の存否を明らかにしない理由」欄には、行政文書の存否を明らかにしない理由を具体的に記入するものとする。
(5) 行政文書不存在決定通知書
「行政文書が存在しない理由」欄には、開示請求に係る行政文書を保有していない理由を具体的に記入するものとする。
7 開示決定等の期間延長(請求窓口・主管課)
事務処理上困難その他正当な理由により、開示決定等の期間を延長する場合は、次のことに留意のうえ、請求者に対し、決定期間延長通知書(施行規則様式第7号)により通知するものとする。
(1) 延長期間は、必要最小限とすること。
(2) 主管課は、開示決定等の期間を延長する決定をした場合は、速やかに請求窓口に通知するものとする。
(3) 請求窓口は、決定期間延長通知書を、請求窓口で請求書を受理した日の翌日から起算して14日以内に請求者に到達するよう送付すること。
(4) 「延長の理由」欄には、事務処理上の困難その他正当な理由を具体的に記載するものとする。
8 決定通知書の送付(請求窓口)
請求窓口は、主管課が開示等の決定をしたときは、速やかに決定通知書を作成し、請求者に送付するものとする。
なお、決定通知書の郵送方法は、簡易書留等の確実な方法により行うものとする。
9 過去に開示実績のある行政文書の取扱い(主管課)
主管課は、対象行政文書が過去に開示の実績があり、直ちに開示決定ができる場合は、速やかに行政文書の開示の決定をするよう努めるものとする。この場合、「3 内部調整」及び「4 第三者情報に関する意見聴取」は、省略できるものとする。
第6 第三者に関する情報の取扱い
1 意見聴取の実施(主管課)
(1) 主管課は、開示請求を受けた行政文書に第三者に関する情報(以下「第三者情報」という。)が記録されている場合は、開示等の判断を慎重かつ公正に行うため、条例第8条により、必要に応じてその第三者の意見を聴くことができる。
なお、この意見聴取は、行政文書の開示等についての同意を求めるものではないことに留意しなければならない。
2 意見聴取の方法
(2) 第三者に関する情報の内容が軽易なとき、又は、その第三者が希望するときは電話等で意見聴取を行うことができるものとする。この場合には、「第三者意見聴取書」(様式第6号)を作成するものとする。
3 意見聴取書事項(主管課)
(1) 第三者からの意見聴取の内容は、次のとおりとする。
ア 個人に関する情報については、プライバシーの侵害の有無
イ 法人等(国及び地方公共団体並びに町が出資し、又は助成している団体を除く。)に関する情報については、正当な利益の侵害の有無
ウ 町の内部又は町と国又は他の地方公共団体その他の公共団体に関する情報については、協力関係若しくは信頼関係への影響、事務事業における意思形成及び目的達成の困難性又は公正かつ円滑な事務の執行に対する支障の有無
(2) 意見聴取を行った主管課は、意見を聴いた第三者の氏名、住所(法人その他の団体にあっては、名称、所在地)、意見聴取の実施年月日、その第三者の意見その他必要な事項を第三者意見聴取書に記録するものとする。
4 第三者への通知(請求窓口)
請求窓口は、第三者情報について、主管課が意見聴取を行った後に開示決定又は部分開示決定をした場合は、原則として請求者に対する通知と同様に、その第三者に「行政文書の開示について(通知)」(様式第7号)によりその旨を通知するものとする。
なお、非開示決定をした場合にも、第三者との信頼関係を保つうえで、電話等により口頭で通知するものとする。
第7 行政文書の開示の実施
1 行政文書の開示の準備等(請求窓口、主管課)
(1) 日時及び場所
行政文書の開示は、あらかじめ決定通知書により指定した日時及び場所において実施する。この場合の場所の指定は、原則として情報公開閲覧室とするものとする。
なお、請求者がやむを得ない事情により、指定された日時に来庁できない場合には、請求窓口は、主管課と開示の日時を調整し、改めて別の日時を指定するものとする。この場合、改めて決定通知書を送付することは要しないが、変更した日時を関係文書に付記するものとする。
(2) 開示の準備
主管課の職員は、決定通知書に記載された日時までに、対象行政文書の開示の準備をしておくものとする。
なお、破損等のおそれなどの理由により、原本を複写したものを開示する場合、及び行政文書の写しの交付が請求されている場合は、あらかじめそれらを準備しておくものとする。
(3) 決定通知書の確認
請求窓口の職員は、行政文書の開示を実施する際には、請求者に対して、決定通知書の提示を求め、請求者本人であること、及び行政文書の件名の確認を行うものとする。
(4) 決定内容の確認
請求窓口の職員は、決定通知書に記載された行政文書と開示を受けようとする行政文書とが一致すること、開示の方法の区分、又、写しの交付を行う場合は、その写しの作成箇所等を請求者に確認するものとする。
2 行政文書の開示の実施等(請求窓口、主管課)
(1) 閲覧・視聴の場合
ア 閲覧の方法
文書、図面及び写真の場合は、原則として、原本を閲覧に供する。ただし、汚損等のおそれがある等の理由により、原本を閲覧に供することができないときは、主管課が複写したものを閲覧に供するものとする。
なお、この場合の複写に要する費用は、請求者には負担させないものとする。
イ 視聴の場合
フィルム、録音テープ、ビデオテープやコンピューター用の磁気テープ、光ディスクなどは、視聴装置により行うものとする。行政文書の一部を視聴に供する場合は、視聴に供することができない部分とそれ以外の部分とを容易に分離することができ、かつ、その分離により開示の請求の趣旨が損なわれることが無いと認められるときに、視聴に供することができない部分を除いて、その行政文書を視聴に供する等の方法により行うものとする。
(2) 閲覧・視聴の実施
主管課の職員は、対象行政文書を提示し、請求者の求めに応じて、その行政文書の内容等について説明するものとする。
(3) 閲覧・視聴の中止又は禁止
請求窓口の職員は、閲覧者が行政文書を汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認めるときは、その行政文書の閲覧、視聴を中止させ、又は禁止するものとする。
3 行政文書の写しの交付(請求窓口、主管課)
(1) 写しの作成及び交付の方法
行政文書の写しの作成は、主管課の職員が行い、原則として拡大及び縮小複写は行わないものとする。
又、写しの交付は、請求窓口の職員が行い、その部数は、対象行政文書1件につき1部とする。
なお、交付の方法は、請求者の希望により、行政文書の開示の場所での交付、又は郵送による交付のいずれかにより行うものとする。
(2) 開示の実施の当日に写しの交付を求められた場合の取り扱い
開示請求の当初において、開示の方法の希望が閲覧のみである場合で、開示の実施の当日に写しの交付を求められたときは、法令等に違反しないことを確認のうえ、請求書の訂正を求めて写しを交付するものとする。
4 行政文書の部分開示の方法(主管課)
行政文書の部分開示を行う場合における非開示部分の分離及び開示の方法は、原則として次のとおりとする。
(1) 開示部分と非開示部分とがページ単位で区分できるとき
非開示部分を取り外す。ただし、袋とじ印刷、両面印刷等取り外しができない場合は、非開示部分を紙袋で覆うか、開示部分のみを複写する。
(2) 開示部分と非開示部分とが同一ページに混在しているとき
非開示部分を紙袋で覆って複写するか、複写した行政文書の非開示部分を黒色のマジックインク等で塗りつぶしたものを再度複写する。
5 費用徴収(請求窓口)
条例第17条の規定による行政文書の写しの交付に要する費用の額及び徴収方法等は、次のとおりとする。
(1) 行政文書の写しの交付に要する費用の額
日本産業規格B5判からA3判までの大きさの写しを作成した場合は、モノクロで1枚につき10円(両面複写にあっては20円)、又カラーで1枚につき50円(両面複写にあっては100円)、日本産業規格A3判を超える大きさのモノクロの写しを作成した場合は実費を徴収する。
(2) 写しの費用の徴収
行政文書の写しの交付及び郵送に要する費用は、次に定めるところにより徴収するものとする。
ア 行政文書の開示の場所で写しを交付する場合
行政文書の写しの作成に要する費用は現金で徴収するものとし、徴収後に、行政文書の写し及び領収書を請求者に交付するものとする。
イ 郵送により写しを交付する場合
請求窓口が、請求者の希望により、現金又は納入通知書若しくは小切手等(写しの郵送に要する費用については、郵便切手でもよいものとする。)で徴収するものとし、主管課は、納入等を確認後、行政文書の写し及び領収書(納入通知書によるときは不要)を請求者に交付するものとする。
(3) 歳入科目
行政文書の写しの作成及び送付に要する費用に係る歳入科目は、諸収入(雑入・総務雑入)とする。
第8 審査請求があった場合の取扱い
1 審査請求の方法(総務課)
審査請求は、行政不服審査法(平成26年法律第68号。以下「法」という。)第19条の規定により書面によることを要し、口頭では認められないので、口頭で審査請求があったときは、書面で行うよう指導するものとする。
2 審査請求書の窓口(総務課)
「情報公開審査請求書」(施行規則様式第8号)は、処分(開示等の決定等)を行った実施機関に対して提出されるものであるが、審査請求人の利便を考慮して、総務課で受け付けるものとする。総務課では、法の規定により、次の要件について確認し、記載不備の場合には補正を求めたうえで審査請求書を受け付ける。
(1) 審査請求書の記載事項の確認
ア 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
イ 審査請求に係る処分の内容
ウ 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
エ 審査請求の趣旨及び理由
オ 処分庁の教示の有無及びその内容
カ 審査請求の年月日
キ 審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所
(2) 審査請求人の押印の有無
(3) 代表者若しくは管理人、総代又は代理人がある場合は、それぞれの資格を証明する書面(法人登記事項証明書・抄本、代表者又は管理人を選任したことを証する総会の会議録等の写し、委任状等)の添付の有無
3 審査請求の審査等(総務課)
(1) 審査請求書の要件の審査
審査請求書を受け付けた総務課は、次の要件について審査を行う。
ア 審査請求期間(開示等の決定の処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内)の審査請求かどうか。
イ 不服申立適格の有無(開示等の決定等の処分によって、直接に自己の権利利益が侵害されたものかどうか。)
(2) 審査請求書の補正
総務課は、審査請求書の内容に不備がある場合、その不備が補正できるものであるときは、「情報公開審査請求補正命令書」(様式第8号)により、相当の期間を定めて補正を命ずるものとする。
なお、文書は主管課で収受した文書番号とし、決裁区分は、総務課長及び主管課の長とする。
(3) 審査請求についての却下の裁決
総務課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合には、却下の裁決を行い、「情報公開審査請求却下裁決書」(様式第9号)を審査請求人に送付するものとする。
なお、文書及び決裁区分は、「(2) 審査請求書の補正」の例による。
ア 審査請求が不適法であり、かつ、補正不能であるとき。
イ 補正命令に応じなかったとき。
ウ 補正命令に定める期間を経過したとき。
4 審査請求書の送付(総務課)
総務課は、審査請求書を受け付けたときは、2部複写し、1部を審査請求人に渡し、もう1部及び原本を直ちに主管課に送付するとともに、「情報公開審査請求処理簿」(様式第10号)に必要事項を記載して、常に審査請求に係る事務処理経過を把握できるようにしておくものとする。
5 現処分の再検討(主管課・請求窓口)
主管課は、総務課から送付された請求書に受付印を押印し、文書収発簿に必要事項を記入のうえ、直ちに総務課に返送するものとする。又、現処分である開示等の決定の再検討を行うものとする。
(1) 審査請求の認容
主管課は、審査請求のあった件について再検討した結果、審査請求の認容裁決を行い、自主的に現処分である非開示決定、又は部分開示決定を取り消し、全部開示決定、又は審査請求人の主張を満たした部分開示決定等をしようとする場合は、内部審査会に協議し、審査を受けるものとする。
6 亘理町情報公開・個人情報保護審査会への諮問
主管課は、審査請求が不適法であり却下する場合及び主管課が審査請求の全部を認容し、当該審査請求にかかる行政文書等の全部を開示する場合(当該行政文書等の開示について反対意見書が提出されている場合を除く。)を除き、「情報公開審査諮問書」(施行規則様式第9号)を作成し、次に掲げる書類を添付して、亘理町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に諮問しなければならない。
なお、審査会への諮問は、主管課において、審査会への情報公開諮問書、その他の必要な事項を起案し、町長決裁を得て行うものとする。
ア 情報公開審査請求書の写し
イ 行政文書開示請求書の写し
ウ 決定通知書の写し
エ 請求等処理簿の写し
オ 弁明書の写し(行政不服審査法第9条第3項において読み替えて適用する同法第29条第2項の弁明書の写し)
カ その他必要な資料(審査請求の対象となった行政文書の写し等)
7 審査会の意見聴取等への対応(主管課)
主管課の職員は、亘理町情報公開・個人情報保護審査会条例(平成14年亘理町条例第28号)第6条により、審査会から、意見若しくは説明を求められた場合、又は決定に係る情報等必要な資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。
8 審査会の答申(総務課)
審査会の庶務担当は、審査会から答申があった場合は、直ちに答申書を主管課に送付するものとする。
9 審査請求に対する裁決(主管課・総務課)
(1) 主管課は、審査会の答申を尊重し、答申書の送付があった日の翌日から起算して7日以内に、町長決裁のうえ、審査請求に対する裁決を行うものとする。
(2) 主管課は、審査請求に対する裁決を行ったときは、直ちに「情報公開審査請求裁決通知書」(施行規則様式第11号。以下「裁決書」という。)を総務課に送付するものとする。
(3) 総務課は、その裁決書と併せて決定通知書を審査請求人に送付するとともに、主管課での結果を審査会に報告するものとする。
(4) 総務課は、第三者情報に関する意見聴取により、意見の聴取等を行った第三者に関する情報が記録されている行政文書についての開示等の決定を変更することとなった場合は、その旨を第三者に通知するものとする。
(5) 主管課は、審査請求を認容して行政文書の全部又は一部の開示をするときは、それに応じた開示等の決定を行うものとする。
10 開示決定に対して第三者から審査請求があった場合(総務課)
第三者に関する情報が記録されている行政文書の開示決定に対するその第三者からの審査請求については、審査請求をしただけでは、開示の実施は停止されないので、審査請求と併せて執行停止の申立て(行政不服審査法第25条)をする必要がある旨を、審査請求の受付の際に、その第三者に説明するものとする。
第9 行政文書目録の作成
1 行政文書目録の作成(請求窓口・主管課)
(1) 主管課は、主管課が管理する文書リストを毎年6月までに作成し、その1部を総務課へ提出するものとする。
(2) 主管課は、文書リストの内容を確認するに当たっては、該当する文書の有無と併せて、記載された内容から個人名等の非開示事項に該当する情報が判明することのないよう、必要な措置を講じたうえで、一般の利用に供するようにしなければならない。
(3) 総務課は、主管課で確認した後、提出された文書リストにより行政文書目録を作成するものとする。
2 行政文書目録の配置(請求窓口)
総務課は、実施機関が保有するすべての行政文書目録を、又、主管課にあっては各主管課が保有する行政文書目録を、それぞれの窓口に備えおき、一般の利用に供するものとする。
第10 情報提供に関する事務
1 情報の提供(主管課)
主管課は、条例第19条の規定により、情報の提供ができるものについては、行政文書の開示の手続きによらないで、その保有する行政資料により積極的に提供を行うものとする。この場合において、主管課は、個人のプライバシーを侵害することのないよう十分配慮しなければならない。
2 総務課への行政資料の提供(主管課)
主管課は、行政資料を作成した場合は、総務課に提供するものとする。
3 行政資料の収集及び提供(主管課)
主管課は、情報の提供を積極的に行うため、行政資料を収集するとともに、整理し総務課に提供するよう努めるものとする。
4 情報の提供に伴う写しの作成費用の徴収(請求窓口)
情報の提供に伴う写しの作成費用の徴収については、「第7の5 費用徴収」に準じて取り扱うものとする。
附則
この要綱は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成15年3月28日訓令第2号)
この訓令は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成18年9月29日訓令第3号)
この訓令は、平成18年10月1日から施行する。
附則(平成19年9月28日訓令第6号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成28年3月30日訓令第2号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和元年12月27日訓令第11号)
この訓令は、令和元年12月27日から施行する。
附則(令和4年3月31日訓令第36号)
(施行期日)
1 この告示は、令和4年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この告示の施行の際現に提出されている改正前の各要綱等の規定に基づいて提出されている様式(次項において「旧様式」という。)は、改正後の各要綱等の規定による様式とみなす。
3 この告示の施行の際現にある旧様式については、当分の間、所要事項を調整して使用することができる。
