○亘理町個人情報の保護に関する事務取扱要綱
令和5年3月31日
訓令第2号
(趣旨)
第1条 この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)及び亘理町個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年亘理町条例第22号。以下「条例」という。)に基づいて実施機関として町長が行う個人情報の保護に関する事務の取扱いに関し、亘理町個人情報の保護に関する法律施行細則(令和5年亘理町規則第5号。以下「細則」という。)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(窓口)
第2条 保有個人情報の開示請求、訂正請求及び利用停止請求の受付その他の保有個人情報の保護に関する事務を行うための総合窓口は、総務課とする。
2 総務課で行う事務は、次のとおりとする。
(1) 保有個人情報の開示請求、訂正請求及び利用停止請求の受付に関すること。
(2) 開示請求に係る個人情報等の開示の可否決定、訂正請求に係る訂正の可否決定、及び利用停止請求に対する処理及び審査請求についての決定の通知に関すること。
(3) 開示の可否決定、訂正の可否決定に関する審査請求書の受付に関すること。
(4) 亘理町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)への諮問に関すること。
(5) 個人情報ファイル簿の取りまとめ及び公開に関すること。
3 担当課で行う事務は、次のとおりとする。
(1) 個人情報ファイル及び個人情報ファイル簿の作成に関すること。
(2) 所管する保有個人情報の取扱いの相談に関すること。
(3) 保有個人情報の開示請求、訂正請求及び利用停止請求に係る個人情報の検索及び特定に関すること。
(4) 保有個人情報の開示請求書、訂正請求書及び利用停止請求書の受理並びに開示の可否の決定に関すること。
(5) 訂正請求及び利用停止請求の申出に係る個人情報についての調査に関すること。
(6) 訂正の可否の決定及び訂正に関すること。
(7) 利用停止請求に対する処理に関すること。
(8) 審査請求書の受理及び審査請求についての裁決に関すること。
(9) 所管する個人情報の取扱いに関する苦情等の処理等に関すること。
(個人情報ファイル簿に関する事務)
第3条 個人情報ファイル簿を作成する事務の単位は、亘理町行政組織規則(令和3年亘理町規則第10号)の規定に基づく分掌事務を参考にしながら、法第60条第2項の規定に基づいた単位で、かつ、細則第4条第1項に規定する様式により作成するものとする。
2 個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があった場合、担当課は、直ちに当該個人情報ファイル簿を修正しなければならない。
3 個人情報ファイル簿は、細則第4条第2項の規定に基づき、町ホームページにてこれを公開する。
(個人情報の開示請求に係る事務)
第4条 個人情報の開示請求に係る相談及び案内は、次のとおりとする。
(1) 開示請求を行おうとしている者(以下、「開示請求者」という。)に対し、職員は開示請求者が求めている個人情報の種類、内容等を把握し、適切な相談及び案内を行う。なお、開示請求者が直接担当課に相談を行った場合、担当課の職員は、総務課に案内する。
(2) 総務課は、個人情報ファイル簿等により、所管課を調査し個人情報の所在を確認する。
(3) 総務課は、開示請求者の求めている個人情報の内容について、次のいずれかの方法で対応するのが最も適当かを判断する。
ア 情報提供 開示請求者の求めている個人情報の内容が、行政資料、刊行物等による情報提供で対応できる場合は、その情報提供で対応する。
イ 他の制度の利用 法令又は他の条例の規定により、開示等その他個人情報の取扱いに関する手続が定められている個人情報については、開示等の請求は受け付けないので、総務課は、その旨を開示請求者に説明し、当該事務の担当課等の案内を行う。
(4) 総務課は、開示請求者の相談の内容が開示請求として対応すべきものであるときは、求められている内容及び行政文書の検索に必要な事項を十分に把握するとともに、検索資料による検索又は担当課との連絡などにより、開示請求者が開示請求をする上で有用な情報を提供するよう努めるものとする。
(5) 直接、担当課に個人情報の開示請求に関する相談があった場合には、担当課は、情報提供又は他の制度の利用で対応できる場合を除き、総務課への案内を行うなど適切な対応に努めるものとする。
第5条 総務課における開示請求の受付は、次のとおりとする。
(1) 開示請求は、細則第5条に定めた保有個人情報開示請求書(以下「開示請求書」という。)により行うものとし、総務課職員は、開示請求者に対し必要事項を記入するよう案内を行う。なお、電話又は口頭による請求は受け付けないものとし、郵送による請求は、請求者が病気療養中、重度の心身障害、遠隔地に居住している等、やむを得ないと認める相当の理由により窓口に赴くことができない場合にのみ認めるものとする。
(2) 開示請求者の本人確認については、条例第6条の規定が準用する法第77条第2項の規定に基づく以下の書類の提出又は提示を求め確認する。なお、これらの書類は開示請求書に記載されている開示請求者の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されていなければならない。
ア 運転免許証
イ 各種健康保険の被保険者証
ウ 個人番号カード
エ 在留カード
オ 特別永住者証明書
カ 身体障害者手帳
キ 精神障害者福祉手帳
ク 外国旅券
ケ 療育手帳
コ その他本人であることが確認できる書類
(3) 開示請求者が法定代理人である場合は、前号に掲げる書類に加え、本人が未成年者または成年被後見人であること及び開示請求者が本人の親権者又は後見人であることを確認するため、以下の書類の提出又は提示を求めるものとし、提示の場合は確認後に書類の写しを取り開示請求書に添付する。
ア 戸籍謄本
イ 後見登記事項証明書
ウ 家庭裁判所の証明書
エ その他法定代理人であることが確認できる書類
(4) 開示請求者が本人の任意代理人である場合は、第2号に掲げる書類に加え、下記の書類のうちいずれかを添付することとする。
ア 委任者の実印により押印した委任状に、印鑑登録証明書を添付する方法(ただし、印鑑登録証明書は開示請求の前30日以内に作成されたものに限る。)
イ 委任者の運転免許証、個人番号カード等本人に限り発行される書類の写し
2 開示請求のあった個人情報は、個人情報ファイルからの検索、担当課の職員の同席により、当該個人情報の有無の確認及び当該個人情報の内容についてできる限り具体的に特定するものとする。
3 開示請求書の受付に当たって注意事項は、次のとおりとする。
(1) 開示請求は、原則として請求内容1件につき1枚の開示請求書により行うものとする。また、町は、個人情報の集中管理を行っていないことから、「私に関する一切の情報」というような内容の請求があった場合、個人情報の特定ができないので、このような請求は受け付けないものとする。
(2) 開示請求者の氏名が、婚姻等の理由により個人情報の本人の氏名と異なっているときは、開示請求時の氏名が記載された書類のほか、旧姓等が確認できる書類の提出又は提示を求め、開示請求者が本人であるかどうかを確認する。
(3) 開示請求者の確認のため書類の提示を受けたときは、提示された書類について開示請求書の該当する部分にチェックを入れ、または記入し、その写しを開示請求書に添付する。
4 郵送による開示請求は、次のとおりとする。
(1) 理由の確認は、開示請求者に郵送でなければ請求することができないことを証する書類(医師の診断書、身体障害者手帳の写し等)を提出させることにより行う。
(2) 開示請求内容の特定は、「開示を請求する保有個人情報」の欄に記載された内容により請求に係る個人情報を検索し、特定できるかどうか確認するものとする。
(4) 郵送による開示請求の場合は、前号に定める本人確認書類が複写されることになるため、本人確認に一層を期すために、住民票の写しその他開示請求者が本人であることを示すものとして町長が適当と認める書類も併せて提出しなければならない。なお、これらの書類は30日以内に作成されたものに限り、複写物は認めない。
5 開示請求書の記入欄に記入漏れ又は不明な箇所がある場合には、開示請求者に対して、当該箇所を補筆し、又は訂正するよう求める。郵送による開示請求の場合にあっては、電話連絡などで確認の上、総務課職員が必要な補筆又は訂正を行うものとする。
7 開示請求が提出されたときは、次の事項について説明を行う。
(1) 個人情報の開示は、開示の可否の決定に日数を要するため、原則として開示請求書の受付と同時には行われないこと。
(2) 開示の可否の決定は、開示請求書が提出された日から14日以内に行い、保有個人情報開示決定通知書(以下「開示決定通知書」という。)又は保有個人情報不開示決定通知書(以下「不開示決定通知書」という。)により通知するものであること。
(3) やむを得ない理由があるときには、前号に規定する期間を延長するものとし、その場合には保有個人情報開示決定等期限延長通知書又は保有個人情報開示決定等期限の特例規定適用通知書(以下これらを「期限延長通知書」という。)により通知するものであること。
(5) 開示に係る写しの交付を受けるときは、細則に定める費用を納付すること。
8 開示請求書を受け付けた場合は、総務課において請求書の写しを保管し、開示請求書は担当課に届ける。
9 担当課においては、総務課から開示請求書が届き次第、形式的要件の具備を確認するとともに、開示請求に係る個人情報を検索し、その存在の確認を行う。なお、開示請求に係る内容が法の開示請求の対象とならない場合又は個人情報が存在していない場合は、開示請求者に対しその旨を説明し、不開示決定通知書に開示しない理由を具体的に記載し総務課を経由して開示請求者に通知する。
(開示の可否の決定等)
第6条 開示の可否の決定等については、次のとおりとする。
(1) 担当課は、開示請求書が届いたときは、開示請求に係る個人情報の内容が法第78条第1項各号(不開示情報)に該当するかどうかを検討する。
(2) 総務課に開示請求書が提出された日をもって、条例第4条第1項に規定する請求のあった日として取り扱うものとし、その翌日から起算して14日以内に開示の可否の決定を行うものとする。
(3) 開示の可否の決定は、町長が行うものとし、決定に当たっては次により内部で調整を行うものとする。
ア 担当課は、開示の可否の決定に当たっては、総務課(総務課長)に協議を行うものとする。ただし、過去に同様の請求があり、開示の可否の判断が変わらないときは、総務課(総務課長)の協議を省略することができる。
イ 担当課は、開示請求に係る個人情報が他の課に関連するものである場合又は他の機関から提供を受けたものである場合は、必要な調整を行うものとする。
(4) 法第86条第1項の規定に基づき、開示請求に係る保有個人情報に国、独立行政法人等、地方公共団体、地方独立行政法人及び開示請求者以外の者(以下、「第三者」という。)に関する情報が含まれているときは、当該第三者に対して意見書提出の機会を与えることができる。
(5) 前号の規定にかかわらず、次のいずれかに該当するときは、開示決定に先立ち、当該第三者に対し、政令で定めるところにより、開示請求に係る当該第三者に関する情報の内容その他政令で定める事項を書面により通知して、意見書を出す機会を与えなければならない。
ア 第三者に関する情報が含まれている保有個人情報を開示しようとする場合であって、当該第三者に関する情報が法第78条第1項第2号ロ又は同項第3号ただし書に規定する情報に該当すると認められるとき。
イ 第三者に関する情報が含まれている保有個人情報を法第80条の規定により開示しようとするとき。
(6) 第三者から意見書の提出があったときは、開示の可否を決定し、開示の決定をした場合は当該第三者に対し、開示決定をした旨その理由及び開示を実施する日を細則第8条第3項に定める開示決定通知を行った旨の反対意見書提出者への通知書により通知しなければならない。
2 開示の可否の決定期間を延長するときは、期限延長通知書により開示請求者に通知するものとする。この場合には、次のことに留意することとする。
(1) 決定期間の延長期間は、必要最小限とすること。
(2) 総務課に開示請求書が提出された日から14日以内に開示請求者に到達するよう送付すること。
(3) 担当課は、開示決定期間の延長を行う場合は、総務課と協議を行った後に、期限延長通知書を総務課経由で開示請求者に送付するものとする。
(4) 「延長の理由」の欄は、その理由を具体的に記入すること。
(個人情報開示の実施)
第7条 個人情報の開示は、開示決定通知書であらかじめ指定した日時及び場所で実施するものとする。
2 担当課は、開示請求者がやむを得ない事情により、あらかじめ指定した日時に個人情報の開示を受けることができないときは、開示請求者と再度調整の上、別の日時に開示を実施することができるものとする。なお、日時の変更をしたときは、その旨を総務課に連絡するものとする。
3 個人情報の閲覧は、担当課の職員が実施するものとし、必要に応じて総務課職員が立ち会うものとする。
4 個人情報の開示を実施するときは、開示請求者に対して、開示決定通知書の提示を求めるとともに、当該開示請求を受ける者が開示請求者本人であることを確認するものとする。この場合において、本人確認の方法は第5条第1項第2号の規定に準じて行うものとする。
5 個人情報が文書、図画又は写真(以下「文書等」という。)に記録されている場合は当該文書等の原本、磁気テープ等に記録されている場合は当該磁気テープ等から現に使用しているプログラムを用いて印字装置により出力したもの(以下これらを「原本」という。)を閲覧に供するものとする。ただし、原本を閲覧に供することにより原本を破損し、又は汚損するおそれのあるとき及び個人情報の一部を開示しない場合で当該原本の開示する部分と開示しない部分とに分離することが困難であるときは、開示しない部分を覆って複写したもの又は当該原本を複写した上で開示しない部分を黒インク等で塗りつぶし再度複写したものを閲覧に供するものとする。
6 前項で作成するものについては、拡大又は縮小等の加工はしないものとし、図画、地図等の行政文書で総務課での写しの作成について対応が困難なものについては、他の方法により行うことができるものとする。
7 写しの交付は、前2項で作成したものを、総務課で交付するものとする。なお、郵送による写しの交付は、郵送による開示請求を行った者に対してのみ認めるものとし、親展の特定記録郵便により送付するものとする。
8 写しの作成に要する費用は、現金により領収するものとし、作成(コピー機による作成に限る。)に要する額は、細則別表に定める額とする。なお、郵送による場合にあっては、写しの作成に要する費用を納入通知書により納入させるものとする。この場合は、費用の納入を確認後に写しを交付するものとし、事前の送付の申出には応じないものとする。また、写しの送付に要する郵便料は、写しの作成に要する費用に上乗せして納入させるものとする。
(個人情報の訂正事務)
第8条 個人情報の訂正請求に係る相談及び案内は、第4条に準じて行うものとする。
2 総務課における訂正請求の受付は、次のとおりとする。
(1) 個人情報の特定は、第5条第9項に準じて取り扱うものとする。
(2) 訂正請求をするには、訂正請求に係る個人情報について、法の規定により開示等を受けていること及び個別法において訂正請求の規定が定められていないことを確認する必要があるので、請求者に対し、開示決定通知書の提示を求める等の方法により、事前に開示等を受けていること及び個別法における訂正請求の有無を確認すること。なお、訂正請求者が開示等を受けていない場合は、開示請求又は他の法令の規定に基づく閲覧等の手続を訂正請求前に行う必要がある旨を説明すること。また、訂正請求は、法第90条第3項の規定により、保有個人情報の開示を受けた日から90日以内に行うことを要するため、保有個人情報の開示を受けた日を確認すること。
(3) 個人情報の訂正請求は、請求をしようとする者が、細則第15条に規定する保有個人情報訂正請求書(以下「訂正請求書」という。)に必要事項を記載し、総務課に提出することにより行うものとする。このとき、訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類等の提出又は提示等を受けた場合であっては、請求者の了承を得た上で、提出又は提示された書類等の写しを取り、訂正請求書に添付するものとする。
(5) 訂正請求書の補正は、第5条第5項に準じて取り扱うものとする。
3 訂正請求が提出された場合、次の説明を行うこと。
(1) 個人情報の訂正は、訂正の可否の決定に時間を要するため、原則として請求書の受付と同時に行われないこと。
(2) 訂正の可否の決定は、訂正請求書が提出された日から30日以内に行い細則第16条に規定する保有個人情報の訂正決定通知書、保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書(以下これらを「訂正決定通知書」という。)により通知すること。
(3) やむを得ない理由があるときには、前号に規定する期間を延長するものとし、保有個人訂正決定等期限延長通知書又は保有個人情報訂正決定等期限の特例適用通知書により通知するものであること。
4 訂正請求書の受付後の処理は、開示請求の際の処理に準じて行うものとする。
5 担当課は、総務課から訂正請求書が届けられたときは、形式的要件の具備及びその内容を確認し、当該個人情報の訂正権限のあるものについて受理するものとする。したがって、他の法令の規定に基づく特例の手続があり、法に基づく訂正請求に該当しないもの等については、総務課と協議の後、その旨を説明し取下げをするよう要請すること。また、請求の取下げがなされないときは、総務課に通知を行うとともに保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書にその旨を記載し訂正請求者に通知するものとする。
6 訂正の可否の決定について、次のとおりとする。
(1) 担当課は、訂正請求書が提出されたときは、当該請求に係る個人情報について、関係書類の確認及びその他適切な方法により、速やかに調査を行うものとする。なお、調査に当たっては、訂正請求者その他個人の権利及び利益を侵害することがないよう十分配慮するものとする。
(2) 総務課に訂正請求書が提出された日をもって、法第94条第1項に規定する請求があった日として取り扱うものとし、請求があった日から30日以内に訂正可否の決定を行うものとする。
(3) 訂正の可否の決定の決裁は、開示請求の際の決定の決裁に準ずる。
(4) 内部調整は開示請求の際の内部調整に準じて行うものとする。
(5) 訂正の可否の決定期間延長の手続は、開示請求に準じて行うものとする。
(6) 担当課は、訂正の可否を決定したときは、訂正決定通知書により、開示決定通知書等の送付に準じて行うものとする。
7 個人情報の訂正は、次のとおりとする。
(1) 個人情報の訂正は、訂正決定通知書に記載された訂正年月日に行うものとする。
(2) 関係課等が複数にわたる場合、個人情報の訂正を行った担当課は、当該個人情報を他の担当課に利用させ、又は提供している場合にあっては、当該他の担当課に対し、その訂正を依頼するものとする。
(3) 訂正請求に係る個人情報が文書等に記録されている場合は、当該文書等の訂正請求に対する決定に該当する部分を二重線で消し、その上部に正確な情報を記入した上で、余白に訂正請求により訂正した旨及び「○○字訂正」と記入する等適切な方法で処理を行い担当者が押印するものとする。また、原本を訂正することに困難な事情がある場合には、当該個人情報の事実と異なっている旨及び正確な個人情報を記した資料を添付する方法その他適当な方法により訂正を行うものとする。訂正請求に係る個人情報が磁気テープ等に記録されている場合は、当該磁気テープ等の該当する部分について適当な方法を用いて訂正を行うものとし、現に使用しているプログラムを用いて印字装置により出力したものに記録されている個人情報についても、訂正した内容で新たに出力し、差し替える方法その他適当な方法により訂正を行うものとする。
(個人情報の利用停止に係る事務)
第9条 個人情報の利用停止請求に係る相談及び案内は、第4条に準じて取り扱うものとする。
2 総務課における利用停止請求の受付は、次のとおりとする。
(1) 個人情報の特定は、第5条第9項に準じて取り扱うものとする。
(4) 利用停止請求書の補正は、第5条第5項に準じて取り扱うものとする。
3 利用停止請求が提出された場合、次の説明を行うこと。
(1) 個人情報の利用停止は、利用停止の可否の決定に時間を要するため、原則として請求書の受付と同時に行われないこと。
(2) 利用停止の可否の決定は、利用停止請求書が提出された日から30日以内に行い細則第19条に規定する保有個人情報の利用停止決定通知書、保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書(以下これらを「利用停止決定通知書」という。)により通知すること。
(3) やむを得ない理由があるときには、前号に規定する期間を延長するものとし、保有個人利用停止決定等期限延長通知書又は保有個人情報利用決定等期限の特例適用通知書により通知するものであること。
4 利用停止請求書の受付後の処理は、開示請求の際の処理に準じて行うものとする。
5 担当課は、総務課から利用停止請求書が届けられたときは、形式的要件の具備及びその内容を確認し、当該個人情報の利用停止権限のあるものについて受理するものとする。したがって、他の法令に基づく特別の手続があり、法に基づく利用停止請求に該当しないもの等については、総務課と協議の後、その旨を説明し取下げをするよう要請すること。また、請求の取下げがなされないときは、総務課に通知を行うとともに保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書にその旨を記載し利用停止請求者に通知するものとする。
6 利用停止の可否の決定について、次のとおりとする。
(1) 担当課は、利用停止請求書が提出されたときは、当該請求に係る個人情報について、関係書類の確認及びその他適切な方法により、速やかに調査を行うものとする。なお、調査に当たっては、利用停止請求者その他個人の権利及び利益を侵害することがないよう十分配慮するものとする。
(2) 総務課に利用停止請求書が提出された日をもって、法第99条第1項に規定する請求があった日として取り扱うものとし、請求があった日から30日以内に利用停止可否の決定を行うものとする。
(3) 利用停止の可否の決定の決裁は、開示請求の際の決定の決裁に準ずる。
(4) 内部調整は開示請求の際の内部調整に準じて行うものとする。
(5) 利用停止の可否の決定期間延長の手続は、開示請求に準じて行うものとする。
(6) 担当課は、利用停止の可否を決定したときは、利用停止決定通知書により、開示決定通知書等の送付に準じて行うものとする。
7 担当課は、利用停止請求に係る個人情報の全部又は一部を利用停止する旨の決定をしたときは、速やかに利用停止を実施するものとする。ただし、利用停止は目的外利用又は外部提供の停止請求に係る個人情報の提供方法の内容、記録媒体の種類等に応じて、適切な方法により行うものとする。
(審査請求があった場合の取扱い)
第10条 開示等決定の処分について、審査請求があった場合は、次により取り扱うものとする。
2 審査請求書が提出された場合は、総務課において当該審査請求書を受付し、審査請求書の控えを保管するとともに、直ちに当該審査請求書を開示等決定を行った担当課に届けるものとする。
3 審査請求の形式的要件審査等は、次のとおりとする。
(1) 担当課は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定に基づき、次の要件について確認の上、審査請求書を受理するものとする。
ア 審査請求書の記載事項の確認
(ア) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
(イ) 審査請求に係る処分
(ウ) 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
(エ) 審査請求の趣旨及び理由
(オ) 処分庁の教示の有無及びその内容
(カ) 審査請求の年月日
(キ) 審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所
イ 審査請求人の押印の有無
ウ 総代又は代理人がいるときは、それぞれの資格を証明する書面の添付の有無(法人の登記事項証明書、代表者又は管理者を選任したことを証明する総会議事録等の写し、代理人委任状)
エ 審査請求期間(開示等の決定の処分があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内)の審査請求がされているか。
オ 審査請求適格の有無(開示等の決定の処分によって、直接に自己の権利利益を侵害されたものか。)
(2) 担当課は、審査請求が前号の要件を満たさず不適法であっても、補正することができるものであるときは、相当の期間を定めて補正を命じるものとする。
(3) 担当課は、審査請求が次のいずれかに該当する場合は、当該審査請求について却下の裁決を行い、決定書の謄本を総務課を経由して審査請求人に送達するとともに、その写しを総務課に届けるものとする。
ア 審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合
イ 補正命令に応じなかった場合
ウ 補正命令に定める補正の期間を経過した場合
4 原処分の再検討は、次のとおり行う。
(1) 担当課は、審査請求書を受理したときは、直ちに原処分である開示等の決定について再検討を行うものとする。
(2) 再検討の結果、次に該当する場合は、審査会への諮問は不要とするものとする。
ア 実施機関が、審査会に諮問するまでもなく、審査請求に対する裁決で、原処分を取り消し、又は変更し、審査請求に係る個人情報の全部を開示することとする場合(第三者から反対意見書が提出されているときを除く。)
イ 実施機関が、審査会に諮問するまでもなく、審査請求に対する裁決で、原処分を取り消し、又は変更し、審査請求に係る個人情報の全部を訂正することとする場合
ウ 実施機関が、審査会に諮問するまでもなく、審査請求に対する裁決で、原処分を取り消し、又は変更し、審査請求に係る個人情報の全部を利用中止することとする場合
(3) 前号の決定に当たっては、事前に総務課と協議するものとする。
(1) 担当課は、審査会へ諮問するに当たり、次に掲げる事項を記載した諮問書を作成するものとする。
ア 審査請求に係る決定の対象となった個人情報の内容
イ 開示等の処分決定をした具体的理由
ウ その他必要な事項
(2) 担当課は、諮問書に次に掲げる書類を添付して総務課に提出するものとする。
ア 審査請求書の写し
イ 開示等の請求書の写し
ウ 開示等の請求に係る決定通知書の写し
エ 審査請求に係る経過説明書
オ その他必要な書類(当該審査請求の対象となった個人情報が記載されている行政文書等の写し等)
6 担当課の職員は、審査会から必要な書類の提出を求められた場合、又は説明若しくは意見を求められた場合は、これに応ずるものとする。
7 審査会からの答申があったときは、総務課は答申書を担当課へ届けるものとし、その写しを保管するものとする。
8 審査請求に対する裁決は、次のとおりとする。
(1) 担当課は、答申書が総務課から届けられたときは、速やかに町長の決裁を経て当該審査請求に対する裁決を行わなければならない。
(2) 担当課は、当該審査請求に対する裁決をしたときは、審査請求人に対して裁決書の謄本を総務課を経由して送達するものとする。
(3) 担当課は、審査請求に対する裁決が、法第86条第1項の規定に基づき調査を行った個人情報についての開示の可否の変更をすることとなった場合は、必要に応じその旨を第三者に通知するものとする。なお、この場合、当該開示決定の日と開示を実施する日との間には、少なくとも2週間を置かなければならないことに留意すること。
9 開示決定に対して第三者から審査請求があった場合は、次のとおりとする。
(1) 第三者に関する情報が記録されている個人情報に係る開示決定に対して、当該第三者から審査請求があった場合であっても、行政不服審査法第25条の規定により審査請求が提起されただけでは開示の実施は停止されないので、審査請求の受付に当たっては、審査請求とあわせて執行停止の申立てをする必要がある旨を、審査請求人に対して説明するものとする。
(2) 第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決を行った場合は、当該第三者に訴訟提起の機会を確保するため、当該審査請求に係る裁決の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならないことに留意すること。
(その他)
第11条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
(亘理町個人情報保護条例事務取扱要綱の廃止)
2 亘理町個人情報保護条例事務取扱要綱(平成15年訓令第1号)は、廃止する。